「名簿担当」だけが名簿ファイルの更新権限を持つ。「学年幹事」や「同窓会事務局窓口担当」が受け付けた1件1件の名簿更新依頼（幹事側から能動的に確認するケースを含む）に基づいて「名簿担当」が更新作業を行う。名簿担当のリーダの更新作業チェック後に、名簿情報変更会員への変更完了通知が行われる。一連の変更作業自体がマスター更新ログとして保存される。