BPMシステムとワークフローシステムの違い

『BPMシステム』も『ワークフローシステム』も、いずれもオンラインの業務効率化ツールであり、「業務フロー定義」に従った反復作業において、データ受け渡しのミスを防ぐことができる業務システムです。

ニュアンスの違い

『ワークフローシステム』と聞けば、「休暇申請」や「経費精算フロー」などの変化の少ない業務フローが連想されます。他方『業務プロセス管理システム』(BPMS^※)と聞けば、「受注プロセス」や「生産出荷プロセス」など流れ図が複雑な業務が連想されます。

基本的には『ワークフローシステム』と『BPMシステム』とでは、その対象とする業務規模が違うと考えても構いません。

ただ多くの場合、『ワークフローシステム』が各タスクが「人間」によってのみ処理されることを想定しているのに対し、『業務プロセス管理システム』(BPMS)は「人間処理」と同列に「業務アプリによる処理」も想定します。また他方、業務フローの経路として『ワークフローシステム』がシンプルな直線的経路を想定しているのに対し、『業務プロセス管理システム』(BPMS)は複雑な条件分岐やループの存在する経路や、あるいは業務プロセス間の呼び出しなどを想定します。

『BPMシステム』は、事業の基幹となる複雑な業務プロセスもカバーする事ができると言っても良いでしょう。

※ BPM : "Business Process Management System" or "Business Process Management Suite"

機能面での違い

BPMSに注目する企業

BPMSを導入企業の目的には様々なものがあります。

• 特定の社員しか知らない作業手順を共通の認識にしたい
• 業務進捗をリアルタイムで把握し、トラブルの発生を素早く発見したい
• 現状のムダ作業や業務滞留を集計し、業務手順を効率化ポイントを発見したい
• 顧客満足向上を検討するプロジェクトチームで「あるべき見積書の作成承認フロー」を模索したい
• リコール発生や新製品出荷などその日の出来事にあわせてクレーム処理業務の分岐条件を見直したい

しかし総じていえる事として、継続的カイゼンを支援するBPMSは、「クレーム対応フロー」や「ローン審査フロー」など、頻繁に変更される業務フローが事業成長に影響を与える企業において導入価値が高いと言えます。十分なプログラミング知識やシステム運用知識を持たない部門においては、更に投資効果が高いと言えます。

違う観点で言えば、「特定の業務プロセスを外部委託するケース」や「業務プロセスの標準化を推進するケース」など、業務フローの変更が不可抗力的に必要となるケースにおいても有効です。実際、業務プロセスを受託するBPO受託事業会社において、BPMSを活用した顧客提案事例が見られます。

どちらにも付随しうる機能

『BPMシステム』にせよ『ワークフローシステム』にせよ、「ドキュメント管理機能」(ECM^※)や「データ連携機能」(EAI^※)や「社内SNS機能」(Micro-blogging)は非常に深い関係があります。

• ドキュメント管理機能： 関連する業務ファイルの検索、成果物ファイルの再利用性担保など
• データ連携機能： 勘定系システムへのデータ送信、勤怠管理システムへのデータ送信など
• 社内SNS機能： 関連他部署との情報共有、リアルタイムでの相談や助言など

システム内に機能として装備するケースもあれば、当該機能をもつ外部システムとの親和性を高めるケースも存在します。

（その他の関係が深い機能や特性）

• 完全Webアプリ(インストール不要)： 一般従業員へのレクチャー、パソコンメンテナンスなど
• シングルサインオン機能： パスワード管理、セキュリティなど
• スマートフォン利用： 迅速な業務処理、迅速な意思決定など
• クラウド型提供： 在宅勤務体制の構築、事業継続計画BCPなど
• API機能： 処理中業務一覧の取得、ユーザ情報の更新など