第3話：役割を分け、タスクに分解する
3-1. 専門分化すべし！
「見積書」は顧客との商談の中で提出されるものです。およそ「見積書作成業務」と言うビジネスプロセスはセールスチームが主管し、あるべき姿の検討も、セールスチームが主導して実施すべきです。
見積書完成のためのビジネスプロセスが、仮に、
- 見積書提出先
- 見積書提出予定日
- 見積想定金額範囲
と言う入力フォーマットで定義されているとすれば、たとえば
- A社
- 2010年4月1日に見積書提出予定
- 100万円～150万円
と言う情報がこのプロセスの入力となります。他方、成果物は
- A社様向けホームページ仕様書
- 見積有効期限：2010年4月15日
- 納期：2010年5月31日
- 納入物：納品CD（ホームページデータ・設定マニュアル）
と言った具体的な提案書となるでしょう。
- 見積内部工数、内部工数見積者および内部工数見積時刻
- 受託時の想定制作メンバ
- 見積書の決裁者および決裁時刻
- 決裁者の仕様書評価
などの内部記録も有効です。
このケースでは、必然的に「仕様書」が制作チームのタスクとなり、その他の作業がセールスチームのタスクとなります。
＜提案書作成業務：リーダ・メンバ開始＞
このケース様に、複数チームにまたがる様なビジネスプロセスは、自然と「スペシャリストによるタスク」に分割されるでしょう。
3-2. 極力分業すべし！
分業は「下流タスク作業者のチェックを受けられる」と言う副次効果もあって非常に有効です。では「顧客ヒアリング報告」の様にセールスチーム内に閉じたビジネスプロセスはどの様に分業すべきなのでしょうか。
結論から言って
- セールスチーム同士で分業し、成果物の品質を高める方針
- セールスチーム内で、構成とデザイン等の職能を分ける方針
なお、分業するほどではないと言う結論であるならば、 「顧客ヒアリング報告」を独立したビジネスプロセスとしてとらえるのではなく、「提案書作成業務」の1タスクとして考える事も可能です。
＜顧客ヒアリングを提案書作成業務に組み入れた例＞
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