業務フロー効率化のための誰でも使えるAPI

Process Start with Process Model Connection APIAPIと聞くと「ソフトウェア開発者」のためのものと思いがちです。しかし、ワークフローシステムはあくまでも「業務担当者」のためのもの。Questetra BPM Suite は、メッセージ通信用のアイコン（送信イベント／受信イベント）を、ワークフロー上に配置できるので、ワークフローへのデータ取り込み、ワークフローからのデータ送出を、容易に設定あるいは変更する事が可能です。

＜送信例＞

  • 他プロセスの起動（受注プロセスから製造プロセスの呼び出し）
  • 社内基幹システムへのデータ送出 

＜受信例＞

  • Google Spreadsheet連絡先一覧の流し込み
  • ホームページWebフォームからの問合データ送信

具体的な事例は、管理職者の為のワークフロー定義集 「Workflow-Sample.net」 をご覧ください。
Workflow-Sample.net へ

 

まずは簡単なプロセス間通信を！

例えば、見積書提出から契約締結そして受注確定までのワークフローはセールス部門のプロセスオーナーによって管理されますが、受注後の製造は製造部門のプロセスオーナーによって管理されます。受け渡すべきデータ項目を両者で決定すれば、自動的にデータが送信されるようになります。

あるいはまた、Googleドキュメントへの「フォーム入力」をきっかけ（トリガー）に、ワークフローを開始させることも可能です。例えば、Webフォームで商談引合を受け付け、営業チームが電話対応、その後営業事務が資料送付、と言ったワークフローシステムもカンタンに構築できます。

 

ソフトウェア開発のためのAPIは・・・

よりリッチなソフト開発や、基幹システムとの高度な連携などは、『ソフト開発API』のページをご覧ください。

 

外部からのプロセス起動設定例

kick workflow business process

「ワークフローを自動起動させる事」は、そのこと自体が大きな業務改善です。

Questetra BPM Suite では、業務プロセスを（手動で）開始させる以外に、『プロセスモデル接続API』を用いたプロセスの自動開始（連携起動）が可能です。すなわち、他プロセスや外部プログラム（外部システム）から業務プロセスを起動させる事ができます。

そして実際にプロセス（業務）が沢山流れてくる様になると、業務の流し方（ワークフローそのもの）の改善議論が自然と活性化されます。改善議論に基づいて、入力フォームの注記を改めたり、データ項目を追加したり、順序や粒度を変更したり…、適宜改善サイクルを回しましょう。

ワークフローの処理中に別のワークフローを自動起動する

「商談プロセス」で『受注』となった受託開発案件のみ「受託生産プロセス」として起動します。「案件情報」を再入力する手間を省き、また転記ミスを無くします。
プロセスモデルAからBを起動する設定

Googleフォームへの入力があった際にワークフローを自動起動する

「問合受付」や「キャンペーン申込」など、Googleドキュメント(Spreadsheet)のフォーム画面に入力があった際に、その値をセットした業務プロセスを起動します。
業務プロセスを起動するDocsフォームの設定

 

 

プロセスモデル接続API関連の用語

BPMN：　プロセスモデル（ワークフロー定義）を設計するための国際標準記法。タスクアイコンやイベントアイコンが定義管理された記法を指します。SOX法における「業務の流れ図」もBPMNで書かれるケースが増えています。なおBPMN1.2までは「Business Process Modeling Notation」の略でしたが、BPMN2.0（2011年1月）からは「Business Process Model and Notation」の略となっています。　[更に詳細はコチラ]

API：　外部から電子的な問い合わせが可能になるコンピュータシステムの通信インターフェース、Application Program Interface／Application Programming Interface 。　オリジナルソフトや他のプロセスモデルから、「プロセスモデル接続API」（※）へアクセスする事で、外部からプロセスを起動する事ができます。（※ 『メッセージ開始イベント』や『メッセージ受信中間イベント』）。　また「ソフト開発API」を利用したオリジナルソフトは、OAuth技術等を用いてQuestetra BPM Suiteに格納されているデータにアクセスできます。

メッセージ開始イベント：　ワークフロー開始（プロセス開始）のキッカケとなる出来事。標準記法BPMNでは、細円内に白抜の封書を描きます。Questetra BPM Suiteでは、外部からHTTP等で受け取ったメッセージ（データ）をプロセスデータに格納し、新しい仕事（プロセス）として流します。

メッセージ受信中間イベント：　ワークフロー処理中に外部メッセージを受信する事。標準記法BPMNでは、二重円内に白抜きの封書を描きます。Questetra BPM Suiteでは、外部からHTTP等で受け取ったメッセージを、ワークフロー処理中にある特定仕事（プロセス）のデータとして取り込みます。　[更に詳細はこちら]

メッセージ送信中間イベント：　ワークフロー処理中に、各仕事（プロセス）の固有の情報を外部送出する事。標準記法BPMNでは、二重円内に塗り潰しの封書を描きます。Questetra BPM Suiteでは、HTTPやメール（SMTP）にて、仕事情報（プロセスデータ）の一部もしくは全部を送出します。　[更に詳細はこちら]