「稟議プロセス」と言った「プロセス定義（Process Definition）」に対して、その定義にのっとって行われた具体的な案件の事を「プロセスインスタンス（Process Instance）」と呼ぶ。すなわち「来期システム調達の稟議」は「稟議プロセス」の「プロセスインスタンス」である。

プロセスインスタンスとは「プロセスの例」や「とあるプロセス」とも訳せる。

単にプロセスと言った場合、手順や実行者と言った「プロセスの定義」（プロセスモデル）を指す場合と、“当月の売上集計”と言った「具体的な業務処理案件」を指す場合がある。すなわち「プロセス」と言う語が、その定義を指しているのか、その実態を指しているのか明確に区別したい場合がある。

BPMにおいては、定義を指すには「プロセス定義（Process Definition）」あるいは「プロセスモデル（Process Model）」を使い、実態を指すには「プロセスインスタンス（Process Instance）」を使う。

例えば「見積プロセスのプロセスインスタンスは今月10個走ったが、その内2個に停滞が見られた。プロセスモデル自体を見直したい」と言った用例となる。なお、そもそもインスタンスとは「例、例示、実態、a single fact、event、example」と言った意味であり、オブジェクト指向概念の中で発展してきた。オブジェクト指向においては、抽象的なモノを「クラス」、具体的なモノを「インスタンス」と呼ぶ。例えば「鈴木さん」は人間クラスのインスタンスである。