ワークフロー(Workflow)とは、「担当者から担当者への仕事の流れ(Flow of work)」よりもむしろ、「仕事の流れの機械的制御（オートメーション）」(※)を意味する（※ The automation of a business process）。ワークフローを実現する情報システムをワークフローシステム、あるいはワークフローソフトと呼ぶ。

なお機械的制御（オートメーション）は、プロセス定義(Process Definition)によって事前に定義されたルールに従って実行される。すなわちワークフローエンジンは、プロセス定義を解釈し、各タスクの処理担当者と情報等を交換する。（ワークフローエンジンは、BPMエンジンと呼ばれる事もある）

• 仕事の流れを機械的に制御するソフト：　ワークフローエンジン
• 処理の担当者：　パーティシパント　（人もしくは情報システム）
• 担当者に任せるタスク：　ワークアイテム　（BPMNでは「タスク」と呼ばれる）
• 担当者ごとに一覧にしたもの：　ワークリスト（もしくはワークアイテムリスト）
• 制御のために利用されるデータ：　ワークフロー制御データ
• プロセス全体で管理するデータ：　プロセスデータ
• 情報システム間のフロー処理：　システムワークフロー（「Integration-Centric BPM」と呼ばれる様になる）
• 人と人との間のフロー処理：　ヒューマンワークフロー（「Human-Centric BPM」と呼ばれる様になる）