株式会社JTB情報システム 様

業務ルールが自然と守られる体制へ

Q.どの様な業務に Questetra BPM Suite を適用しているのですか？

JTBグループは、旅行事業を中核に様々な事業を展開しており、2012年には「創立100周年」を迎えます。我々JTB情報システムは、JTBグループ各社にITサービスを提供するミッションを担っています。

業務プロセス管理システム(BPMシステム)は、「経費支出の立案(起案)および決裁」などの業務に適用しています。Google Apps と連携させて利用しています。導入以前は「紙ベース」で稟議回付していたために「回付ルートの確認の手間」や「回付完了までの所要時間」と言った課題がありましたが、今では「いつ誰が何を処理したのか」が可視化されるようになりました。

Q.コンプライアンス強化にも繋がったのでしょうか？

JTB情報システムでは、「公正を重んじて行動する」のコンプライアンス・メッセージのもとに、各種社内規則・規定・基準の遵守徹底を図っています。

紙ベースの決裁フローでは、起案者自身が業務ルールに照らし合わせて決裁者を判断し、それに沿ったフォーマットを選ぶ必要があったため、確認や訂正に時間がかかることもありましたが、BPM導入後は「業務規定の内容」が、ワークフローとして落とし込まれているため、業務ルールが自然と守られる様になったと言えます。また各ステップでの「処理日付」がありのままに記録されるなど、内部統制の強化も図られたと考えています。

コンプライアンスと業務効率化を両立

Q.決裁までの時間も短縮されたのでしょうか？

「ミスに伴う手戻り」が減少した事が、処理時間短縮にもっとも大きく寄与したと思います。つまり、経費の支出項目や金額によって決裁ルートが異なるのですが、社員全員にそれらの内容を把握しつづけてもらうことは困難だったのだと思います。

滞留している業務が検知できる点や、外出先でもスマートフォンで決裁できる点も、業務効率化につながっていると思います。

Q.今後の展開を教えて下さい。

「契約書類の稟議プロセス」など、順次適用範囲を拡大させたいと考えています。特に受注や発注に関する契約書は、本社と各オフィスとの間で頻繁にやり取りされています。「ペーパーレス化」の課題と併せて取り組んでいきたいと思います。