京都大学大学院情報学研究科の同窓会組織。Google Apps と Questetra のワークフロー基盤で、未入金者への督促や問合対応などの業務を協調処理。
京都大学大学院情報学研究科同窓会（京大情報学同窓会）は、2000年に設立された若い同窓会です。会員数はまだ2000人に届かない、規模の小さな同窓会です。
京大情報学同窓会では、500人規模の公開イベント『超交流会』をはじめとして、様々なイベントを主催しています。Questetra BPM Suite は、イベント参加登録者の入金を消し込む作業で利用しています。具体的には、Googleドキュメントで受け付けた「イベント参加申込データ」を Google Apps Script で Questetra 側に飛ばして『入金案内メール』を機械的に返信させ、その後銀行入金が確認された際に『入金御礼のメール』を自動送信させています。つまり『マイタスク』には「入金未完了の方」が常に一覧されている状態です。
イベント参加費の銀行振込を確認し、ワークフロー上の「イベント参加申込データ」を消し込む作業は、3名程度が担当しています。入金の記録や、督促リストなどは、多くの幹事がモニタリングしています。
なお実際のフローでは、一週間経っても入金が確認できなかった場合に、改めて入金方法を案内する『督促メール』もQuestetraから送信しています。つまり厳密に言えば「入金未完了の方」と「入金未完了で督促を送った方」が常に一覧されている状態になります。
他には「問合管理」と「幹事月報」で活用しています。
問合管理ではWebやメールでの問い合わせを一元的に管理しています。主には卒業生からの会費に関する問い合わせや、会員情報の照会です。どの問合が返信されていないか、どの幹事がどの様な回答をしたのかを管理しています。回答記録も少しずつ溜まってきたので、過去データを参照する機会も増えてきました。
また幹事月報は、「同窓会のため活動」を幹事全員が月報形式で報告しています。毎月末日の朝に、全幹事に対して「今月の月報を書いて下さい」と自動的に通知が届くので、ほぼ全員が締切日の10日までに月報を提出しています。
同窓会幹事と言っても卒業生と在校生がボランティアに近い形で運営しています。中核を担う在校生幹事も、その多くが１～２年で卒業してしまうので、なかなか業務フローが確立できずにいました。業務手順を簡単に伝承ができる点が良いと思います。
複数のパスワードを覚える必要が無いと言うだけの機能ではありますが、Google Apps とのシングル・サインオンはやはり非常に便利です。また細かい点ですが、月報のタイトルが『【幹事月報】 2011年10月 鈴木一郎』とデフォルト入力されている点も、幹事の報告負荷を下げていると思います。
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