ようこそ「Questetra BPM Suite」へ！
Drag＆Dropでワークフローシステムを自由に構築できる「Questetra BPM Suite」を体験して下さい。
ここでは、(1)SaaS BPM 体験の環境にログイン、(2)業務フローをDrag＆Dropで作成、(3)一般従業員の立場でプロセス起動、と言う大まかな流れを「10分で体験できる手順」を説明します。
ここでは、一般従業員の立場で「流れてきたプロセス」(業務)を処理する方法を詳細に学びます。
(1)受信箱「マイタスク」にある仕事を処理する方法、(2)自ら申請を行い「流れ」を開始させる方法、(3)チームの誰かが処理しなければならない仕事を引き受けて処理する方法、を学びます。
毎月同じような申請を行う場合には、過去の業務データをコピー（再利用）して「新規プロセス」を起動（開始）することができます。自分が処理に関わった先輩や同僚の成果物を流用（再利用）して起動する事も可能です。なお、コピーされるデータ項目は、プロセス開始時に入力権限があるデータに限られます。また、流用元の閲覧権限がないデータ項目もコピーされません。
「オファータスク」とは、あなたを含む複数人の内の誰かが引き受けなければならない仕事です。その仕事を誰かが引き受けると、オファータスクの一覧から消えます。一方で、「マイタスク」の一覧にある仕事は、あなたが処理（対応）しなければならない事が確定している仕事です。あなたがその仕事を処理するまで消える事はありません。あなたの処理が完了すればワークフロー定義に従い、次の工程に進みます。
Questetra BPM Suiteでは、自分が引き受けた仕事を放棄する事ができます。「返上」とは、自分が一度引き受けた仕事（タスク）をオファー状態に戻す行為です。一方で「移譲」とは、自分のタスクを特定の誰かに割り当てる行為です。なお、当該プロセスモデル（ワークフロー定義）の「コントロール権限」を持つユーザであれば、滞留中プロセスを、強制的に別の誰かに割り当てる事ができます。
グループ割当の仕事が発生したにもかかわらず、グループに誰も所属していない場合など、何らかの理由でワークフローエンジンが処理担当者を指名できなくなる場合があります。この様な場合 Questetra BPM Suite では「エラータスク」として警告されます。各ワークフロー定義（プロセスモデル）毎に指名されている「コントロール権限」を持つ人は、「エラータスク」の状況を確認し、その仕事を強制的に誰かに割り当てる必要があります。場合によっては強制終了させるのが良いかも知れません。
Google Chromeブラウザの拡張機能（Extension）を使うと、「マイタスク」の数や概要をいつでも確認できるようになります。また、仕事到着の「ポップアップ通知」をパソコン画面右下に表示させることも可能になります。ポップアップ通知（数秒間）では「仕事の概要」も表示されるので、クレーム対応等の緊急性が高い仕事に臨機応変に対応できるようになります。
どうしても紙とあわせて運用しなければならないワークフローはありませんか？ 領収書や申込書を貼り付けて承認・決裁を得なければならない場合や証跡のために印刷保管しなければならない場合など、ワークフローに流れた業務データを印刷出力しなければならないケースは少なくありません。印刷用ページを使ってワークフローの成果物を印刷して下さい。
ワークフローに流れた各プロセスは、業務実績として自動的に記録されます。「全プロセス実績」メニューのプロセス検索では、絞込項目と表示項目をそれぞれ指定することで、業務データの必要な情報だけを一覧することができます。検索結果の表示通りの業務データを、ExcelフォーマットやGoogle SpreadSheet フォーマット等にエクスポートする事も可能です。
社内SNS機能（タスクフィード機能）の第一ステップは「ユーザ」（上司や同僚）をフォローする事です。フォローした「ユーザ」の発信情報（つぶやき）や仕事処理概要が、自分のタイムラインに表示される様になります。アイデアを広く共有したり、瞬時にナレッジを提供したりする事ができるので、勤務地が離れたメンバーも身近に感じられる様になります。
社内SNS機能（タスクフィード機能）では「ユーザ」（上司や同僚）以外にも「トピック」（キーワード／ハッシュタグ）をフォローする事ができます。例えば『#納品』と言うトピックをフォローすると、『#納品』という言葉を含む全ての発信（つぶやき）が自分のタイムラインに表示されるようになります。「トピック」は、過去の発言の検索にも利用できます。
社内SNS機能（タスクフィード機能）のタイムラインには、「通常のつぶやき」と特にあなたに対して伝えたいと思って発信されたメッセージである「メンション付メッセージ」が、時系列に（混在して）表示されます。「あなた宛のメッセージ」だけを抽出して一覧表示させたい場合には、『@わたし』メニューで確認します。なおここには「あなたの組織宛のメッセージ」も含まれます。
社内SNS機能（タスクフィード機能）では、「納品完了!」、「A社向け提案書が完成!!」と言った現状報告だけでなく、「プロセスID1234の失注原因は何？」、「プロセスID5678の支出はB社向けですよね」と言ったリアルタイムコミュニケーションが可能です。個人宛メンションや組織宛メンションで、特に伝えたい相手を指定する事もできます。
社内SNS機能（タスクフィード機能）で、フォローしているユーザやフォローしているトピックが多くなると、全ての情報に目を通すことは難しくなります。「メンション」とは、特に情報を伝えたい相手を指名する書き方です。「@」に続けて相手の名前を入力します。
社内SNS機能（タスクフィード機能）で、フォローしているユーザやフォローしているトピックが多くなると、全ての情報に目を通すことは難しくなります。「組織・メンション」とは、特に情報を伝えたい組織を指定する書き方です。「%」に続けて組織名を入力します。
自分の名前やユーザアイコンを変更したい時、あるいは「言語設定」や「仕事が流れてきた際の通知設定」などを変更したい時には、画面右上の「アカウント設定」から変更します。通知設定では、メールでの通知・フィードでの通知を選択できるほか、どのレベルの頻度で通知させるかを設定する事が可能です。またiGoogleなどにGoogleガジェットを追加したい場合にも「アカウント設定」から設定して下さい。
Internet Explorer 6 で Questetra BPM Suite を利用する場合、極端に処理速度が遅くなる場合があります。快適に利用するためには、プロトコル／プロキシ接続／セキュリティの各設定を変更して下さい。
ここでは、一般従業員の立場で「流れてきたプロセス」(業務)を処理する方法を詳細に学びます。
(1)受信箱「マイタスク」にある仕事を処理する方法、(2)自ら申請を行い「流れ」を開始させる方法、(3)チームの誰かが処理しなければならない仕事を引き受けて処理する方法、を学びます。
業務の流れ図や業務フロー図が「絵に描いた餅」で終わっていませんか？ 本モデリング・チュートリアルでは、具体的な業務プロセス「ログインID発行プロセス」を用いて、ワークフローの描画方法、各作業割当の設定方法、業務データの定義方法などを詳しく学びます。
各プロセスが起動する際に、あらかじめ初期データが入力されていると、入力漏れの低減や入力フォーマットの統一が期待できます。 Questetra BPM Suite では、ワークフロー開始時点で、初期値（デフォルト値）を設定しておくことが出来ます。初期値には、「プロセスを開始した日付」や「プロセスを開始した人」と言った変動する値を初期値設定する事も可能です。
請求書発行やクレーム対応など、それぞれの業務内でのユニークな番号を採番する事が可能です。具体的には、各プロセスモデル詳細にある「プロセス連番」を、文字型プロセスデータの「初期値」として埋め込むことで実現します。「プロセス連番」は月ごとのリセットや、複雑なフォーマットでの出力に対応しているので、様々な業務シーンでの「管理ID」として活用できます。
タイマー機能（タイマー開始イベント）は、毎日手動で起動していたプロセス(例：日報報告プロセス、在宅作業時間報告など)を自動化できます。Questetra BPM Suite のタイマー開始イベントでは、１つのタイマー開始イベントで組織に所属する全員分のプロセスを一括起動する事も可能です。
問合メールが届いた際に「問い合わせ対応プロセス」を起動させたり、障害検知メールが届いた際に「障害対応プロセス」を起動させたり、メール受信をプロセス開始のトリガーにしたいケースは様々に存在します。Ver 8.1 現在、メール着信時に「HTTPリクエスト」が作動する仕組みを別途ご用意いただく必要があります。クエステトラ社（やSIパートナ様）が提供するオプションサービスが便利です。
立替金申請フローの明細合計値や、物品購入フローでの消費税額など、数字を入力するワークフローでは、数値を計算して自動入力したい場合があります。数値型データ同士を演算する方法、テーブルに入力された数値の合計値を利用する方法を説明します。
表示専用のデータ型「HTMLパネル型」では、任意のHTMLを記載することができます。業務マニュアルや雛形ファイルのリンク記載だけでなく、作業効率をあげる為の様々な工夫が可能です。ここでは script タグを使用したGoogle Map表示の事例を紹介します。
表示専用のデータ型「HTMLパネル型」では、任意のHTMLを記載することができます。業務マニュアルや雛形ファイルのリンク記載だけでなく、作業効率をあげる為の様々な工夫が可能です。ここでは script タグを使用しYahoo の経路検索を表示させる事例を紹介します。
問合対応フローからお客様に対して「回答メール」を送信したり、入金確認フローで取引先に「入金未確認通知」を送信したりする事ができます。ワークフロー途中に『メッセージ送信中間イベント（メール）』を配置する事で、ワークフローの中で作成された「個別案件に応じた文章」と「固定的な文章」を組み合わせたメールを個別送信できるようになります。
仕事が届くことを常に予告しておきたい業務は少なくありません。特に仕事に取り掛かるためにある程度の準備や調整が必要な場合（荷物の受け入れ、新規サーバの構築、など）には、その仕事の発生を予見してきたいものです。Questetra BPM Suite では、ワークフロー途中に「メッセージ送信中間イベント（メール）」を配置する事で、「データ埋め込みメール」が自動送信される仕組みを簡単に構築する事ができます。
Google Docs に受信スクリプト設定(Google Apps Script)をしておくことで、業務帳票を自動的に生成させることができる様になります。ワークフロー途中に配置された「メッセージ送信中間イベント(HTTP)」から、必要なプロセスデータを Google Docs 側に自動的に送信させる事で、業務帳票を動的に生成する事ができる様になります。データは multipart/form-dataエンコード(POSTメソッド)でセキュアに送信されます。
出張・立替・調達・稟議などの決裁フローや、人事労務系の申請フローでは、修正が必要な場合に「差し戻し」が想定されます。一方で出荷の手続きや郵送の処理など「差し戻し」を想定する必要のない業務も存在します。差し戻しを想定する必要がある工程では、フローダイアグラム（ワークフロー図）において差し戻しのルートをフロー接続し「差し戻す分岐」を設定します。
ワークフロー各ステップ（各タスク）の締切時刻／締切日を設定する事が出来ます。「プロセスが到達後、3日以内に処理する」、「プロセスが起動してから、7日目までに完了させる」と言った相対的な時刻設定が可能なので、タスク処理ルールを締切時刻設定に落とし込めます。「締切時刻」の1時間前にチーム内にアラームメールを出す設定も可能です。
下流ステップ（下流タスク）の締切時刻を、上流ステップで指定できるようなワークフローを作成できます。「この翻訳は10月2日までに完了させてほしい」、「この見積書は明日までに完成させてほしい」と言った締切時刻に関する情報伝達が容易になります。「締切時刻」の1時間前にチーム内にアラームメールを出す設定も可能です。
下流工程で表示される選択肢候補を、上流工程で指定できるワークフローを作成する事ができます。選択型データは、通常、業務フローを設計時に、その候補選択肢を固定的に定義します。案件ごとに動的に選択肢を表示さたい場合には、上流タスク（上流工程）で「文字型データ（複数行）」に候補選択肢を入力させます。
ワークフローの分岐点に「条件式」を設定することで、次々に流れる各案件を自動的に分岐させる事が可能です。しかし、申請処理系ワークフローにおける「承認する／却下する」や、報告フローにおける「確認OK／差し戻す／共有する」などのケースでは、処理者自身に分岐先のタスクを選択させる方が直観的で分かりやすくなる場合があります。
デフォルト設定において、一度「社員レーン」のタスクを佐藤さんが処理した場合、そのプロセスが再びその「社員レーン」に到達した際には佐藤さんの仕事になります。すなわち、改めて全社員に依頼（オファー）されません。もし「レーン内タスクを同一ユーザが処理する」と言う制約を無くし、プロセスがレーンに到達する度に毎回「割当ルール」に基づいて処理者を決定させたい場合には『タスク毎に最初のタスクと同じルールで割り当てる、またはオファーする』を選択します。
「立替金の申請」や「出勤簿の提出」など、全社員が申請を行うような業務フローで、「申請者の上司」が承認すべきケースは少なくありません。営業部の社員が申請したときは営業部長が承認し、開発部の社員が申請したときは開発部長が承認する、といったように、申請者に応じて承認者が変わるような業務では、「申請者と同じグループのリーダ」と言う割当ルールを設定します。
Questetra内の『組織』は、階層構造（ツリー構造）で定義されるユーザの集団です。したがって『組織』では、「新入社員」や「事業部長」と言った階層構造に表せない集団を定義できません。一方で『ロール』は、階層構造とは関係なく特定の役割をもった集団を定義できるため、例えば「新人研修中社員」や「50万円超決裁権者」といった集団を定義することができます。『組織』と『ロール』を組み合わせることで、より複雑な業務ルール定義が可能になります。
通常、仕事の処理は「割り当てられたひとり」の人が行います。一方で、複数人が助言するかも知れない「チーム内レビュー」や、処理順序が決まっていない「複数の申請書類の準備」（アドホックなタスク群）などの処理には、協調作業環境が必要です。その処理を複数人で同時に行いたい場合、Questetra では「チームタスク」を定義します。
ワークフローを「真っ白な状態」から設計する事は、予想以上に手間のかかる作業です。 Questetra BPM Suite では、ワークフロー(プロセスモデル)のテンプレートを自社の業務フローにあわせてアレンジするワークフロー開発が可能です。「総務系業務」や「マーケティング系業務」など、多種多様な業務テンプレートが400種以上無料公開されています。
プロセスモデル（ワークフロー定義）の試運転中は「メッセージ送信中間イベント」の送信先アドレスを「テストアドレス」に設定している場合があります。複数の送信先アドレスを本運用アドレスに一括して切り替えるには、『変数設定』機能の『プロファイル』を利用します。
ワークフロー内を流れるデータセットは「プロセスデータ」と呼ばれます。翻訳フローであれば、「原文・翻訳文・レビュー」などのデータ項目で構成されるでしょう。各データ項目が、どの工程（タスク）で入力されるかについては「読み書き権限」で定義します。「一括設定」を利用すれば、工程数やデータ項目数が多くなった場合にも、短時間で設定できます。
それぞれのワークフロー定義（プロセスモデル）ごとに、(1)プロセスモデル編集権限、(2)コントロール権限、(3)データ閲覧権限、(4)データ閲覧権限（進捗情報限定）の4つの権限者を設定できます。例えば「データ閲覧権限」を持つ人は、実際の業務処理にかかわっていない場合での、そこに流れる業務データをいつでも閲覧する事が可能です。なお「(1)プロセスモデル編集権限」は、プロセスモデルを最初に作成した人（要プロセスモデル作成権限）が設定されます。
業務フローをPDCAサイクルで継続的に改善するためには、改善ポイントの発見が極めて重要です。Questetra BPM Suite では、今、どの工程で、何件の業務が滞留しているのかを確認（モニタリング）する事ができます。実測値をベースにチーム内議論を行い「あるべき業務フロー」を模索し続けて下さい。
社内のワークフロー・ユーザに対して基本操作をレクチャーする際の手順をまとめます。レクチャーでは、(1)相手を指名して「依頼」を行い、(2)相手が「作業報告」をし、(3)最終的に「依頼作業結果を確認する」と言う簡単なワークフローをあらかじめ準備します。既に「マイタスク」(受信箱)に届いている依頼を処理する方法、自分が新たに依頼を行う方法を、実際の画面を使って学びます。
アカウント情報は「ユーザ情報」、「組織情報」、「ロール情報」で構成されます。組織は階層構造を持ち、全ての組織は最上位の組織の傘下に配置されます。ロールはプロジェクトチームなどの集団を表します。ユーザ、組織、ロールは、CSV等での一括登録が可能です。
Questetra BPM Suite は Google Apps からグループ情報やユーザ情報を取得し、アカウント関連情報を同期させることができます。データ通信には、セキュアな OAuth 技術および Provisioning API が利用されます。 Questetra のシステム管理権限と GoogleApps のドメイン管理者権限が必要です。
部門統廃合と言った組織改編、大規模な人事異動など、グループ情報やユーザの所属情報を大きく変更したい場合があります。 Questetra BPM Suite では、「ユーザの一括登録機能」によって大がかりなアカウント更新が行われた場合でも、処理中業務はスムーズに引き渡されます。
BPMシステム全体を制御する３種類の「システム権限」があります。(1)「システム管理権限」(2)「プロセスモデル作成権限」(3)「ユーザ管理権限」の各権限をユーザに付与します。「人事部メンバー全員にユーザ管理権限を与える」と言った「組織」に対する付与も可能です。なお、各業務プロセス内での、(a)プロセスモデル編集権限 (b)コントロール権限 (c)データ閲覧権限は、プロセスモデル作成者によって個別設定される権限です。
Google Apps は、メール(Gmail)・Google ドキュメント・Google カレンダーなどを、自社ドメインで利用できるクラウド製品です。わずか５分ほどの設定により、Google Apps アカウントで Questetra BPM Suite にログインできる様になります。Questetra BPM Suite へのログインを Google Apps アカウントに限定する事も可能です。OpenID Federated Login Service によるセキュアな仕組みです。
SAML とはセキュアなログイン認証方式です(Security Assertion Markup Language)。SAMLサーバ（Id Provider）が管理するIDパスワードだけで Questetra BPM Suite にログインできます。シングルサインオン(SSO)環境の構築には、Questetra BPM Suite 側に ID Provider 情報を、ID Provider 側に Questetra BPM Suite 情報をそれぞれ設定する必要があります。
Active Directory とは、マイクロソフトによって開発されたユーザ情報とコンピュータ情報を集中管理する仕組みです。Active Directory が管理するIDパスワードで Questetra BPM Suite にログインできる様にする（シングルサインオン環境を構築する）ためには、SAML 2.0 サーバを中継させる必要があります。
SaaS Edition ではライセンスに応じた「添付ファイル」の最大保存容量が設定されています。たとえば『SaaS 100 ライセンス』の場合は最大容量100GB(および最大登録100人)に設定されています。容量は「ワークフローに添付されたファイル」と「タスクフィードに添付されたファイル」が合計されます。万一上限に達した場合、新規プロセスを起動する事ができなくなります。必要に応じて、不要なファイルを削除するようにして下さい。
Questetra BPM Suite Download Editionには万が一の事故に備えて、システム管理者によるデータバックアップ機能が装備されています。インストーラによってインストールされている「Questetra BPM Suite Management」アプリケーションの「1.Restore」メニューで全ての情報を復元させる事が出来ます。なお、Questetra BPM Suite SaaS Edition やその他のエディションに、バックアップ機能はありません。
ようこそ「Questetra BPM Suite」へ！
Drag＆Dropでワークフローシステムを自由に構築できる「Questetra BPM Suite」を体験して下さい。
ここでは、(1)SaaS BPM 体験の環境にログイン、(2)業務フローをDrag＆Dropで作成、(3)一般従業員の立場でプロセス起動、と言う大まかな流れを「10分で体験できる手順」を説明します。
外部システムや外部アプリケーションからの「HTTPリクエスト」で、自動的にワークフローを開始させることができます。POSTメソッドが推奨ですが、GETメソッドでも「?key=ABCDEF&data[1].input=100…」と言ったRESTfulな形のリクエストが届くと、受信データが格納されたプロセスが起動します。ファイルや選択肢情報を送信する事も可能です。
プロセスモデル（プロセス定義）のデータ受信アイコン『メッセージ開始イベント』に対してHTTPリクエストを送信し、新規プロセスを起動させます。ここでは Java のHTTP通信ライブラリ「HttpComponents」を利用したアプリケーション開発方法とサンプルコードを紹介します。
プロセスモデル（プロセス定義）のデータ受信アイコン『メッセージ開始イベント』に対してHTTPリクエストを送信し、新規プロセスを起動させます。ここでは PHP のHTTP通信モジュール「PEAR::HTTP_Client」を利用したアプリケーション開発方法とサンプルコードを紹介します。
複数のプロセスモデルでマスタデータを共有し、それを選択型データ項目の選択肢として利用したい場合が考えられます。Questetra BPM Suite にはマスタデータを管理する機能はありませんが、外部にあるマスタデータを参照して選択肢として利用する方法が幾つかあります。ここではもっとも簡単な方法について説明します。
業務フロー定義で利用できるアイコンの一覧。業務フローを定義するアイコン（BPMN図形要素）としては、(1)イベント、(2)タスク、(3)ゲートウェイの3系統13種類があり、各スイムレーン内に配置（Drag＆Drop）します。各アイコンをスイムレーン内に配置し、各アイコンを線で接続します。
データ型の一覧。Questetra BPM Suite で流されるプロセスには、様々なタイプの業務データを定義する事ができます。一般的な「文字型」や「ファイル型」だけでなく、注意事項等を表示する「HTMLパネル型」や、追記時刻が自動で記録される「掲示板型」等を定義する事が可能です。
業務フロー図で業務処理工程（タスク）がすべて一直線に並ばない場合、「分岐設定」が必要になります。(1)１つの経路のみ選択されるケース、(2)複数の経路が選択されるケース、(3)全ての経路が選択されるケース、の3種類があります。
ワークフローの途中で自動的にメールを送信する設定。「メッセージ送信中間イベント（Email型）」を配置し、From・To・本文などを設定しておくと、プロセスが到達した際に自動的にメールが発信されます。業務データ（プロセスデータ）を埋め込むことも可能です。
ワークフローの途中で自動的に外部システムに業務データをHTTP送信する設定。「メッセージ送信中間イベント（HTTP型）」を配置し、データ送信先URL、送信する業務データの指定などを設定しておくと、プロセスが到達した際に自動的にHTTP通信が開始されます。任意のKey/Valueを送出することも可能です。
外部システムから業務データを受信する設定。プロセスを新規に起動する場合は「メッセージ開始イベント」を、処理中のプロセスにデータを渡す場合には「メッセージ受信中間イベント」を配置します。
ワークフローAPIs を活用すれば、「割当タスク（マイタスク）を処理するAndroidアプリケーション」や「過去の業務データ（プロセスデータ）を集計する基幹連携ツール」等を簡単に開発する事が可能です。APIからアプリケーションに伝送される業務データは、アプリケーション利用者がアクセス権限をもつデータに限定されます。
システム設定APIsを利用する事で、ユーザ情報の参照や組織情報の編集などが可能となります。サードパーティアプリが開発できるだけでなく、社内システムとの同期プログラムを実現する事も可能です。GET/POSTリクエストに対して、JSONやXMLをレスポンスします。なお、情報参照や情報更新の認可権限は、認証IDによって異なります。
サードパーティソフトウェアや自社専用のソフトウェアを開発する際に、「ユーザアカウントの設定」（システム設定APIs）や「ワークフロー処理の制御」（ワークフローAPIs）などのAPIを利用する場合、『認証』が必要です。Questetra BPM Suite では、「OAuth」および「Basic認証」の２種類の通信方式をサポートしています。
Questetraの各種APIは、GET/POSTリクエストに対して、JSONやXMLをレスポンスします。 Error 発生時にはエラーコードが発行されます。 Errors are returned using standard HTTP error code syntax. Any additional info is included in the body of the return call, JSON-formatted.
ダウンロード版（Download Edition）の初期設定。サーバに Questetra BPM Suite Download Edition をインストールすれば、ローカル環境に独自の業務プロセス管理システムを構築する事ができます。一部の設定変更は、設定ファイルの編集が必要です。
ワークフロー, BPM, ビジネスプロセス管理, 業務プロセス管理, SaaS, クラウド型, BPMN
